Attendance VS Engagement

ทำทองไม่รู้ร้อน สโมสรจะล่มสลาย
โดย เทอร์รี่ อาร์ เวฟเวอร์ ผู้ว่าการภาค 7750 (แคโรไลน่าใต้ ประเทศสหรัฐอเมริกา)

ระหว่างเดินทางเพื่อปฏิบัติหน้าที่ใหม่ของผมในฐานะผู้ว่าการภาค ผมมักได้รับรู้ถึงความเข้าใจผิด ๆ ในหลาย ๆ สโมสรเกี่ยวกับอุปสรรคอย่างหนึ่งที่ทำให้สโมสรไม่โต
ทองไม่รู้ร้อน
คะแนนการประชุมสโมสร
ขอให้ถอยหลังกลับมาสักนิด หลายปีก่อนสภานิติบัญญัติโรตารีสากล ได้ประกาศว่ากิจกรรมในโรตารีที่ทดแทนการประชุมได้นั้นมีมากมายหลายประการ ซึ่งรวมไปถึงวิธีการต่าง ๆ ไม่ใช่แค่การไปร่วมประชุมต่างสโมสร แต่การประชุมแบบอื่น ๆ ในสโมสรของตนเองเช่น ประชุมกรรมการฝ่ายต่าง ๆ การประชุมบอร์ด (กรรมการบริหาร) การออกไปทำโครงการ (ซึ่งบางสโมสรใช้เวลาอยู่กับกิจกรรมนั้น ๆ นานเป็นชั่วโมงหรือสองชั่วโมง) ก็นับได้ว่าเป็นการทดแทนการประชุม ที่ทดแทนได้นั้นมีความหมายรวมถึงกิจกรรมบำเพ็ญประโยชน์ของโรตารี แต่มีเงื่อนไขว่าจะให้เป็นคะแนนการประชุมได้ สมาชิกท่านนั้นก็ต้องรายงานไปยังเลขานุการสโมสรถึงการได้เข้าร่วมกิจกรรมดังกล่าว หลายสโมสรมีแบบฟอร์มลงลายมือชื่อในการประชุมกรรมการฝ่าย หรือการเข้าร่วมกิจกรรมบำเพ็ญประโยชน์ แล้วส่งรายชื่อนั้นให้แก่เลขานุการสโมสร เท่านั้นก็คือว่าเป็นคะแนนการประชุมสำหรับสมาชิกได้เลย

การประเมินการมีส่วนร่วม

ทำไมสภานิติบัญญัติยอมการทดแทนเช่นนั้น ก็เพราะว่าคะแนนการประชุมจะไม่ใช่จุดที่สมาชิกมาที่ห้องประชุมสโมสรอีกต่อไป เพราะจากนี้ไปการประเมินคะแนนการประชุมจะประเมินจากการมีส่วนร่วมของสมาชิก นี่คือดัชนีบ่งชี้ว่าสโมสรทำได้ดีพอหรือไม่ในการสร้างหนทางแห่งการร่วมมือร่วมใจของสมาชิกในกิจกรรมต่าง ๆ ของโรตารี เชื่อผมเถิด เรามีสถิติที่พิสูจน์ได้ว่าเมื่อสมาชิกขาดการมีส่วนร่วมในสโมสรแล้ว นั่นหมายถึงทางลัดที่จะพาเขาถอดใจและเขียนใบลาออกให้ท่าน ดูที่รายงานคะแนนการประชุม คนที่มาประชุมน้อยหรือไม่มาเลยคือคนที่กำลังคิดจะลาออก คุณจะทำอะไรได้บ้างไหมที่จะหาทางให้เขาเข้ามามีส่วนร่วม และหวังยิ่งกว่านั้นคือ หวังว่าเขาจะชื่นชอบในกิจกรรมบางอย่างที่สโมสรหยิบยื่นให้เขาร่วมปฏิบัติ

ที่สำคัญกว่านั้น การวิเคราะห์การมีส่วนร่วม (คะแนนการประชุมก็คือเครื่องมือพื้นฐานที่สุด) ก็เสมือนหนึ่งการสร้างหลักประกันยืนยันว่าสมาชิกได้ผลตอบแทนจากการลงทุนมาเป็นสมาชิกสโมสรของเขาเอง สมาชิกที่ไม่ปรากฎตัวในกิจกรรมโรตารีใด ๆ เลยเท่ากับเขาขาดทุนในโรตารี และถ้าเรารู้ว่ามีสมาชิกแบบนี้อยู่แต่เนิ่น ๆ เราสามารถเข้าทำการแก้ไขเยียวยาให้เขาได้กลับเข้าสโมสรทำเรื่องที่เขาสนใจได้

การมีส่วนร่วมดี การเข้าประชุมก็ดี

ดังนั้น ขอให้พวกเราอย่ามองว่าการเข้าประชุมเป็นดัชนีบ่งชี้ความร่วมมือร่วมใจของสมาชิกเท่านั้น แต่เราต้องอธิบายให้สมาชิกมุ่งหวังฟังแนวทางเดียวกันหมด แทนที่จะพูดว่า “คุณต้องมาประชุมเดือนละ 4 ครั้ง” ให้พูดใหม่ว่า “เราคาดหวังว่าคุณจะมีส่วนร่วมในกิจกรรมโรตารีอะไรก็ได้เดือนละ 4 ครั้ง คุณเลือกเอาเองเลยว่าอยากทำอะไร เลือกเวลาที่จะทำกิจกรรมนั้นเองได้เลย” ผมคิดว่าคำพูดสองประโยคนี้ให้ความรู้สึกแตกต่างกัน และนี่แหละคือสิ่งที่เราอยากจะวัดและประเมินจริง ๆ ยิ่งกว่า

ดังนั้นมันไม่ได้อยู่ที่การทำให้สมาชิกมาที่ประชุมสโมสร ที่จริงมันอยู่ที่รูปแบบและการนำเสนอของเราที่จะตอบสนองความต้องการแบบที่เขาเลือกเองได้ ที่เขาจะสามารถเลือกเป็นส่วนหนึ่งของการเป็นของขวัญแก่ชาวโลก

บทความเพื่อเดือนแห่งสมาชิกภาพและการพัฒนาสโมสร สิงหาคม เรากำลังรวบรวมเรื่องราวดี ๆ จากสมาชิกทุกท่าน ซึ่งท่านก็สามารถร่วมเขียนร่วมส่ง เพื่อดำรงความภาคภูมิใจในโรตารี เขียนถึงเราได้ที่เฟสบุค

SOURCE:

http://blog.rotary.org/2015/08/13/the-elephant-in-rotarys-living-room/#more-5699

The elephant in Rotary’s living room

By Terry R. Weaver, governor of District 7750 (South Carolina, USA)

In my travels as a newly fielded district governor, I’ve run into a misperception that several clubs have told me is getting in the way of membership growth.

The elephant in the living room?

ATTENDANCE.

Let’s step back. Several years ago, Rotary’s Council on Legislation declared that almost ANY legitimate Rotary activity qualifies as a make-up. This includes not only attending another club’s meeting, but also a committee meeting or board meeting, working on a project (some clubs say for at least one or two hours), etc. “Etc.” means anything that can reasonably be called a Rotary service activity. Now, of course to get “credit” for a make-up, the member has to report that qualifying activity to the club secretary. Most clubs use a sign-in sheet at a committee meeting or project and then forward the whole list to the secretary.

Measuring engagement

Why did the Council do that? Because the point of tracking attendance is not to make people come to meetings. When measured this way, it’s a measure of engagement — a key performance indicator of how your Rotary club is doing at involving members in Rotary activities. Believe me, we have the data to prove that when a member isn’t engaged and involved in the club, it’s a short trip to a resignation letter. Look at your members’ attendance percentages. Those at the bottom of the list are thinking about resigning. What can you do to get them engaged, involved, and — hopefully — passionate about something the club is doing?

More importantly, tracking engagement (attendance is a surrogate) is an important way of ensuring that members get the return on their Rotary investment that they deserve. Members who don’t show up for club activities aren’t getting the benefit of Rotary, and if we can identify those folks early, we can intervene and get them involved in something they’re interested in.

Participation versus attendance

So, let’s not only treat attendance as a key performance indicator for engagement but let’s explain it the same way to prospects. Rather than, “You have to attend four meetings a month,” say, “We expect you to participate in some Rotary activity four times a month — you pick the activity that works for you, and you pick the time.” I think that’s a whole different message, and actually what we’re attempting to promote and measure.

It’s not about making people come to meetings. It’s about offering them a platform where they, in their own ways and based on their own preferences, can Be a Gift to the World.

For Membership and New Club Development Month in August, we are collecting stories from members about why they joined– and are proud to stay– in Rotary. Tell us your story on Facebook