Elevator Speech for PR

สุนทรพจน์ทันใจ

(ELEVATOR SPEECH)

Elevator Speech is an effective tool to attract new member, donors, and project partner for ROTARY

เราอาจประชาสัมพันธ์กิจกรรมหรือเรื่องราวของโรตารีได้ตลอดทั้งปี แต่ห้วงเวลาที่ดีที่สุดน่าจะเป็นเดือนมกราคมเมื่อเราเฉลิมฉลองเดือนแห่งการตระหนักรู้ในโรตารี ถ้าเช่นนั้นสโมสรของท่านได้ประชาสัมพันธ์เพื่อส่งเสิรมภาพลักษณ์โรตารีอะไรบ้างในเดือนมกราคมที่ผ่านมา หากคำตอบคือไม่มี ก็คงไม่เป็นไร พอเข้าใจกันได้ว่าถ้าทำในเดือนมกราคมในประเทศไทยอาจต้องแข่งกับข่าวที่ร้อนแรงกว่าของมวลมหาประชาชนในถนนหลายสายในกรุงเทพฯ วันนี้

ถ้าพลาดเดือนมกราคม เรายังเรื่องน่าสนใจที่จะประชาสัมพันธ์ให้ยิ่งใหญ่ได้ในเดือนกุมภาพันธ์ ซึ่งถือเป็นเดือนแห่งความเข้าใจอันดีระหว่างกันในโลก ที่สำคัญเรามีวันเกิดของโรตารีในวันที่ ๒๓ กุมภาพันธ์ ซึ่งถือเป็นวันโรตารีโลกด้วย ก็ขอถือโอกาสรณรงค์ให้ทุกสโมสรได้จัดกิจกรรมเฉลิมฉลอง สร้างความหมายให้เกิดขึ้นกับวันสำคัญนี้ด้วยและประชาสัมพันธ์กิจกรรมไว้แต่เนิ่น ๆ ส่วนจะใช้ช่องทางใดท่านสามารถเลือกได้ตามความเหมาะสม แต่เรื่องที่คอลัมน์ "มุมประชาสัมพันธ์" เลือกมานำเสนอในครั้งนี้คือการใช้ "สุนทรพจน์ทันใจ" หรือ Elevator Speech ในการประชาสัมพันธ์

คงเป็นอดีตประธานโรตารีสากลแฟรงค์ เดฟลินที่พูดคำนี้ก่อนในโรตารี แล้วประธานฯ ปี ๒๕๕๓-๕๔ เรย์ คลิงกินสมิธก็ยกคำพูดของท่านมาเล่าให้ผู้ว่าการภาครับเลือกฟังในการอบรมสัมมนาผู้ว่าการภาครับเลือกที่ซานดิเอโกในเดือนมกราคม ๒๕๕๓ ท่านพูดว่า "พวกเราต้องเตรียมสุนทรพจน์ทันใจกันไว้ เพื่อขายความคิดกับคนนอกที่ไม่ใช่สมาชิกโรตารี ข้อความต้องสั้นกระชับขนาดพูดจบภายในเวลาที่ประตูลิฟท์ของชั้นหนึ่งปิดลงและจบลงตอนลิฟท์เปิดประตูที่อีกชั้นหนึ่ง"

น่าเสียดายที่บ่อยครั้งเราตอบคำถาม "โรตารีคืออะไร" เมื่อคนแปลกหน้าถามเราในลิฟท์หรือในที่สาธารณะด้วยประโยคเริ่มต้นว่า "เออ!…" หรือ "อื้ม.."  ผลก็คือเราสูญเสียความมั่นใจของผู้ฟังไป ความกระตือรือร้นที่เขาอยากรู้จักโรตารีก็ลดน้อยตามไปด้วย  การเตรียมตัวเองสำหรับสุนทรพจน์สั้นทันใจจึงมีความจำเป็น 

ขั้นตอนการเตรียมสุนทรพจน์ทันใจ

การแต่งสุนทรพจน์ทันใจนั้นต้องพิถีพิถันไม่แพ้การเขียนสุนทรพจน์ยาว ๆ และเราต้องเขียนเอาไว้สักหลาย ๆ รูปแบบ เลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์และคนที่เราพูดคุยด้วย ข้อสำคัญอย่าลืมว่าผู้ฟังนั้นไม่ใช่โรแทเรียน ท่านอาจลองทำตามขั้นตอนในการแต่งสุนทรพจน์ดังต่อไปนี้

๑. กำหนดเป้าหมาย - สำหรับโรแทเรียนเรามีเป้าหมายโดยปริยายที่จะต้องนำพาความสนใจของบุคคลเป้าหมายให้เข้าร่วมอะไรบางอย่างกับองค์กรโรตารี (เป็นสมาชิก บริจาค เป็นผู้บรรยายพิเศษ หรือหุ้นส่วนโครงการ) 

๒. อธิบายภารกิจ - ขยายความหน้าที่ขององค์กรและผลงานที่เกิดขึ้น ข้อความที่ใช้ควรมีองค์ประกอบสำคัญสามประการคือ เฉพาะเจาะจง น่าตื่นเต้น และสร้างความประทับใจ

๓. สื่อให้เห็นจุดขาย - คุณสมบัติที่เราแตกต่างจากองค์กรอื่น สำหรับโรตารีนั้นจุดที่เป็นหัวใจขององค์กรเราคือ ความเป็นผู้นำ การเชื่อมโยง และผลดีที่ชุมชนได้รับ

๔. หว่านล้อมด้วยคำถาม - หน้าที่สำคัญของสุทนทรพจน์ทันใจคือความสามารถในการหว่านล้อมให้เกิดความสนใจยิ่งยวด วิธีการคือการตั้งคำถามให้ผู้ฟังเกิดการกระทำตอบสนอง ท่านอาจถามว่า "คุณคิดว่าคุณจะทำอะไรกลับคืนสู่ชุมชนร่วมกับโรตารีได้บ้าง"

๕. เรียบเรียงประโยค - เมื่อได้องค์ประกอบของประโยคที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือเรียบเรียงให้เป็นข้อความที่ฟังเป็นเหตุเป็นผล เมื่อทดลองพูดแล้วใช้เวลาไม่เกินครึ่งนาที เพราะหากใช้เวลายิ่งมาก ความสนใจจะยิ่งน้อยลง ท่านอาจต้องมีประโยคสำรองเผื่อไว้สำหรับคำถามที่อาจเกิดขึ้นหลังจากจบสุนทรพจน์ เมื่อถูกถามก็จงตอบด้วยความมั่นใจและเป็นธรรมชาติ

๖. ฝึกฝน - ความสมบูรณ์แบบของการแสดงสุนทรพจน์ใด ๆ ก็ตามจะเกิดขึ้นไม่ได้หากปราศจากการฝึกฝน ถ้าสโมสรใดจะจัดประกวดการแสดงสุนทรพจน์ทันใจเช่นนี้ ก็จะเป็นการส่งเสริมภาพลักษณ์ของโรตารีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่ง

เพื่อการพิจารณา รูปแบบการแสดงสุนทรพจน์ทันใจในลิฟท์ที่มีองค์ประกอบสมบูรณ์แบบ อาจเป็นดังตัวอย่างต่อไปนี้

"โรตารีคือที่รวมของผู้นำจากทุกทวีป ทุกวัฒนธรรม และทุกวิชาชีพ เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่สามารถแปรเปลี่ยนเป็นแนวทางปฏิบัติเพื่อบำบัดทุกข์ประชาชนในทุกชุมขนทั่วโลก สโมสรโรตารีกว่า ๓๔๐๐๐ แห่งต่างให้ความช่วยเหลือในรูปแบบโครงการที่่ตอบสนองความต้องการของชุมชน และร่วมกับสโมสรโรตารีจากต่างแดนในการทำให้ชุมชนโลกน่าอยู่ยิ่งขึ้น

คุณคิดว่าจะทำประโยชน์ให้กับชุมชนของคุณเองร่วมกับโรตารีได้อย่างไรบ้าง"

หน้าที่ของโรแทเรียนทุกคนคือการเผยแพร่อุดมการณ์โรตารี การแสดงสุนทรพจน์แบบตัวต่อตัวเช่นนี้ นับเป็นหนทางที่ดีที่สุดวิธีหนึ่ง 

ท่านจะใช้สุนทรพจน์ทันใจนี้ที่ไหน เมื่อไหร่ดีครับ

แหล่งอ้างอิง

1. "Crafting an Elevator Pitch" at MINDTOOLS website

2. "Small Message Big Impact" by Terri L. Sjodin

The Elevator Speech

while PR promoting can be effected anytime in a Rotary year, it is recommended that the best time is in January, the month of Rotary Awareness.  Did you do anything to promote Rotary IMAGE? If not, that's OK as we might have taken a lot of effort to do any PR activity in January when people have no room for news updating except for the great Protest in the street of Bangkok. How about trying on the month of 'World Understanding', there are a lot of activities and PRs to do in promoting peace, and the World Rotary Day (23 February).  PR Corner this month will not give advice on how you can handle PR program for Rotary's birthday, you know it and most of us already had the plan.  Instead, this edition of the Governor, will focus on tips for a good elevator pitch, the personal message we use to attract people to Rotary, one-by-one.

Past President Klinginsmith quoted in his speech during the 2010 RI Assembly of suggestion from Past President Frank Devlyn that ".. all of us need to develop an elevator speech in which we can sell the concpet of Rotary to non-Rotarians between the time an elevator door closes on one floor and the time it opens on a different floor". 

Often times, we responded to a question 'what is rotary?' with unprepared statement beginning with "Umh..". We missed the chance to plant the seed of curiosity in the new friend we met.  Answering with solid tone of confidence need sufficient homework and workout.

Preparing an Elevator Speech

Creating an effective ES as punctilious as writing formal long speech. You may have to prepare several versions before finding one that is compelling, and that sounds natural in conversation. Follow these steps to create a great pitch, but bear in mind that you'll need to vary your approach depending on what your pitch is about.

1. Identify Your Goal

As Rotarian, your default goal is to bring Rotary to your target person's attention for his / her future return call, and eventually an engagement with Rotary. If you will use the speech for other purpose, think of reaction you may want from the audience.

2. Explain What You Do

Start your pitch by describing what your organization does. Focus on the problems that you solve and how you help people. If you can, add information or a statistic that shows the value in what you do. The content here should focus, exciting, and impressive. 

3. Communicate Your USP

Your elevator pitch also needs to communicate your unique selling proposition or USP. As for Rotary, this is what we call the essence of Rotary Brand; there are 3 key words recommended to add in the content, leadership + connection + community impact.

4. Engage With a Question

After you communicate your USP, you need to engage your audience. To do this, prepare open-ended questions (questions that can't be answered with a "yes" or "no" answer) to involve them in the conversation.

Example: you may ask "What do you do think you can do to return to your community with Rotary ?"

5. Put it all Together

When you've completed each section of your pitch, put it all together.

Then, read it aloud and use a stopwatch to time how long it takes. Your elevator pitch should be no longer than 20 – 30 seconds. Otherwise you risk losing the person's interest, or monopolizing the conversation.

Then, try to cut out anything doesn't absolutely need to be there. Remember, your pitch needs to be snappy and compelling, so the shorter it is, the better!

6. Practice

Practice makes perfect. Initiate an Elevator Speech Contest in your club would be an excellence idea.

Just for consideration, the following message composed with complete required qualification of good elevator speech;

"Rotary unites leaders from continents, cultures and occupations to exchange ideas and take action to meet the needs of communities around the world. Rotary’s more than 34,000 clubs undertake service initiatives to overcome challenges facing their local communities and partner with clubs from around the world to help improve international communities.

What do you think you can do in returning to your community with Rotary?"

It is the responsibility of all Rotarians to spread the ideal philosophy of Rotary, elevator speech is one the most effective tools you can use.

When do you think you can use your elevator speech?

Read more: 1. "Crafting an Elevator Pitch" at MINDTOOLS website

                     2. "Small Message Big Impact" by Terri L. Sjodin

Small Message Big Impact by Terri L. Sjodin