Showing posts with label Presentation. Show all posts
Showing posts with label Presentation. Show all posts

Tuesday, March 25, 2014

Telling Rotary Stories

เรื่องเล่าดี ๆ จากโรตารี
Storytelling has always been an effective sustainable way of communication
ผู้ที่นิยมสุนทรพจน์ดี ๆ คงสังเกตได้ว่าความประทับจากการฟังนั้นจะคงอยู่ในใจเราแม้เวลาจะผ่านไปนานนับปี เคล็ดลับก็คือเรื่องที่ฟังนั้นมีชีวิต มีความจริง และตัวตนของผู้ฟังหรือตัวตนของคนที่เขาอยากเป็นอยู่ในนั้นด้วย  เมื่อท่านฟังปาฐกถาของอดีตประธานโรตารีสากลพิชัย รัตตกุล ท่านได้เรื่องเล่าดี ๆ กลับบ้านด้วย โรตารีมีเรื่องเล่ามากมาย เลือกเรื่องที่ท่านชอบ เล่าให้ผู้ที่กระหายการฟัง ทำได้เช่นนั้นท่านได้ปฏิบัติหน้าที่โรแทเรียนที่ดี และร่วมสร้างความเข้มแข็งให้แบรนด์โรตารี
การเล่าเรื่องมีบทบาทในการทำสุนทรพจน์ให้โดดเด่นน่าฟังมานาน และบทบาทของเรื่องเล่าจะมีมากยิ่งขึ้นสำหรับโรตารีจากนี้เป็นต้นไป การนำเสนอตัวเลขหรือบทความทางวิชาการนั้นจะเป็นไปโดยอัตโนมัติเมื่อสิ่งที่เราพูดสร้างความประทับใจแก่ผู้ฟัง เขาจะกระตือรือร้นไปหาข้อมูลเพิ่มเติมเองซึ่งทำได้ไม่ยากนักในปัจจุบัน ดังนั้นเมื่อมีโอกาสที่ท่านในฐานะผู้นำจะได้พูดในที่ชุมชนกับผู้คนจำนวนมาก ขอให้นำเรื่องราวดี ๆ สอดแทรกในปาฐกถาหรือสุนทรพจน์ของท่านด้วย
สาเหตุที่เราต้องให้ความสำคัญกับการเล่าเรื่องก็เพราะ
1. เรื่องเล่านั้นจำง่าย
เมื่อนำเอาข้อเท็จจริงและข้อมูลต่าง ๆ มาบรรจุในรูปแบบเรื่องเล่าแล้ว ไม่เพียงแต่ผู้ฟังจะสนใจฟังเรื่องที่ท่านเล่า แต่ผู้ฟังจะสามารถจดจำเรื่องทั้งหมดหรือเกือบทั้งหมดได้ดีกว่าวิธีนำเสนอตัวเลขข้อมูลเปล่า ๆ นักพูดโรแทเรียนหลายท่านกระตือรือร้นมากในการนำเสนอข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ โดยไม่คิดถึงการสร้างสภาวะแห่งความสนใจขึ้นมาก่อน ดังนั้นไม่ว่าท่านจะให้ข้อมูลที่น่าสนใจเพียงใด หากท่านดึงผู้ฟังไม่อยู่แล้ว ข้อมูลที่ให้ก็จะเปล่าประโยชน์ไป
2. เรื่องเล่าเป็นประโยชน์ในอนาคต
ในเมื่อเรื่องเล่าจดจำง่าย ผู้ฟังก็สามารถใช้ประโยชน์ได้เมื่อเจอเหตุการณ์ใกล้เคียงกันในอนาคต หากท่านติดอาวุธให้กับผู้ฟังด้วยเรื่องเล่าดี ๆ ที่จดจำง่าย เขาก็สามารถนำเรื่องนั้นไปเล่าต่อหรือนำไปปรับใช้ในชีวิตประจำวันได้ เขาอาจเป็นสมาชิกมุ่งหวังของสโมสรที่อาจใช้เรื่องเล่าของท่านตัดสินใจในอนาคตว่าจะเป็นสมาชิกสโมสรโรตารีดีหรือไม่
3. เรื่องเล่าสร้างแรงบันดาลใจ
การเป็นโรแทเรียน ท่านมีหน้าที่ในการดึงดูดผู้คนให้รู้จักและรักองค์กรของเรา ท่านต้องป้อนข้อมูลให้กับสมาชิกใหม่ หรือผู้ร่วมทำโครงการ และแม้แต่อาสาสมัครที่รับเชิญให้เข้าร่วมทำโครงการบริการของสโมสร  การคุยแต่เรื่องรายละเอียดของงานและหน้าที่อาจทำให้คนเหล่านี้ไม่ใส่ใจเท่าที่ควร แต่หากท่านเล่าเรื่องที่ประทับใจว่าเพราะเหตุใดท่านจึงมาทำงานนี้ ที่เคยทำแล้วเป็นอย่างไร และผลกระทบของงานที่ทำนั้นเกิดประโยชน์มากเพียงใด การผูกเรื่องเล่าแบบนี้จะช่วยสร้างแรงจูงใจคนได้ดีกว่า
ติดตามคอลัมน์ "มุมภาพลักษณ์" ฉบับต่อ ๆ ไป หากท่านสนใจเรื่องเล่าดี ๆ ว่าควรมีองค์ประกอบอะไรบ้าง หรือใครอยากแบ่งปันก็สามารถส่งมาได้ที่อีเมล enews3350@gmail.com


As listener who fond of good speech, you might have noticed that the impression remains with you for years.  Secret to such unforgettable speech is the story that contain real lives, truth, and it so close to the listener's live. 
Storytelling plays important role in effective speech delivery for long time, it is now playing more important role to the organization of Rotary than ever. The searching for data and information will be carried out by the listeners after their hearing of impressive message. Hence, when you as community leader had the opportunity to speak to the public, please consider adding nice story to your speech.

Storytelling is relevant for Rotary because:

1. Stories are Memorable.

When facts and information are framed by a compelling story, you'll not only hold the attention of your audience, but you'll also make the information presented more memorable. Many Rotarians are so enthusiastic about what they're building that they assume their audience is just as interested. They'll start rattling off the facts without first making an effort to pull in their audience. No matter how compelling your facts are, if your audience isn't invested in what you're saying, all the information will be lost on them. 

2. Stories Travel Further.

Because stories are so memorable, they're easy for listeners to recount in the future. So, if you arm your audience with a good story, they'll be able to communicate the details of  the matter more clearly.  The listeners may also be your potential new members.  Having heard of the story told by you, he will be sometimes in the future use that inspirational story to make up his mind becoming member of your club.

3. Stories Inspire Action.

As a Rotary member, a big part of your role is to move people to like our organization. You have to court new comers, project partners, and even volunteers who are willing to work  with you in futaure projects. Focusing on specifications or detailed descriptions of what you do will be lost on most of your audiences, while a compelling and inspiring story about what you do, why you do it, and how it will make something better will help attract and motivate people.
How to make good storytelling will be provided in this column in the near future.  Those who may have good story to share please don't hesitate to submit it toenews3350@gmail.com

Friday, January 10, 2014

สิบวลีพึงหลีกเลี่ยง


10 วลี พูดแล้วพัง
โดย เจฟฟ์ แฮดเด้น
๑๐ วลีพึงหลีกเลี่ยงในการพูดในที่ชุมชน
หากคุณต้องการล้มเหลวในการแสดงปาฐกถา ลองใช้วิธีต่อไปนี้
ในการพูดให้ประสบความสำเร็จนั้น เราต่างรู้ว่าไม่ใช่เรื่องง่าย  แต่ถ้าอยากให้การพูดครั้งนี้นพังคุณทำได้ง่ายมากภายในไม่กี่นาทีแรกของการแสดง สุนทรพจน์
เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะไม่สูญเสียความมั่นใจของผู้ฟังไป เรามีคำแนะนำดี ๆ จาก บอรีส เวลทุชเซ่น แวน แซนเทน ผู้ประกอบการที่มีประสบการณ์ยาวนาน และเป็นผู้ก่อตั้ง ทวิตเตอร์เคาน์เตอร์ และเดอะเน็กซ์เว็บ เขาบอกว่าเราต้องหลีกเลี่ยงการพูด ๑๐ วลีต่อไปนี้
๑. “ผมปวดหัว / รู็สึกเหนื่อย / รู้สึกเมาค้าง”
มีสถิติที่คนพูดกันไว้ แต่ไม่แน่ใจว่าต้นตอมาจากไหนว่า หนึ่งในห้าของการนำเสนอในการประชุมระดับผู้บริหาร ผู้พูดจะพูดขึ้นต้นการพูดว่า “ผมเพิ่งรู้ตัวว่าต้องพูดเมื่อวานนี้เอง”  หรือ “ผมรู้สึกอ่อนล้าจากการเดินทาง” หรือใช้ข้ออ้างที่ผู้ฟังไม่ต้องการฟัง
โปรดทราบว่าพวกเราผู้ฟัง ต้องการฟังสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณพูด  ถ้าุคุณร่างกายทรุดโทรมมากก็น่าจะขอยกเลิกการพูด หรือไม่ก็ทานยารักษา หรือดื่มกาแฟให้ร่างกายสดชื่นเสียก่อน !!
๒.  “ข้างหลัง ได้ยินผมไม๊ อ๋อ..ได้ยินนะครับ”
วลีแบบนี้คนก็ชอบพูดกันมาก โดยอาจเริ่มจากเคาะไมค์ ๓ ครั้งแล้วตะโกนถาม “คนที่อยู่ขางหลังได้ยินดีผมไม๊ครับ”  แล้วก็ยิ้มเจื่อน ๆ หลังจากที่รู้ว่าทุกคนได้ยินสิ่งที่คุณพูด  แต่ก็ไม่มีใครยอมยกมือ
มันไม่ใช่หน้าที่ของคุณที่จะไปเช็คไมค์ มีช่างที่คอยทำงานนี้อยู่แล้ว (และถ้าไม่มีช่างคอยเช็ค  คุณจะเช็คเองก็ต้องทำตอนที่ยังไม่มีผู้ฟังในห้อง)
แต่ถ้าระหว่างพูดคุณรู้สึกว่าไมค์มีปัญหา ก็ขอให้สงบสติไว้ นับหนึ่งถึงสามแล้วลองพูดอีกครั้ง  หากมันยังมีปัญหาอยู่อีก ก็ให้เดินไปที่ข้างเวที ขอให้พิธีกรช่วยจัดการให้
ตลอดเวลาที่เครื่องเสียงมีปัญหา ขอให้สงบอารมณ์ไว้ ทำเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น และรอจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข
๓.​ “ผมมองพวกท่านไม่ค่อยเห็น เพราะแสงส่องเข้าเวทีแรงเกินไป”
ใช่แล้ว  เวลาท่านอยู่บนเวลา แสงต้องสว่างและแรงจนท่านรู้สึกร้อนและลดความสามารถในการมองเห็นผู้ฟังที่อยู่ข้างล่าง  แต่พวกเขาก็ไม่จำเป็นต้องรู้ปัญหาของคุณ
คุณต้องมองไปที่ผู้ฟังทั้งที่ไม่เห็นหน้า ยิ้มบ้างเหมือนว่าคุณมองเห็นพวกเขา และหากต้องการเห็นหน้าชัด ๆ จริง ๆ ก็สามารถเดินออกไปที่ผู้ฟังได้
อีกประการหนึ่งคือ ต้องไม่เอามือมาป้องตาหากคุณต้องการเห็นจำนวนคนที่ยกมือหรือคนที่ลุกขึ้นถามคำถาม ให้ขอผู้คุมไฟหรี่ไฟหรือ เปลี่ยนทิศทางการส่องไฟไปที่ผู้ฟัง และจะดียิ่งขึ้นหากคุณคุยกับผู้คุมไฟก่อนว่าจะมีกิจกรรมอะไรบ้างระหว่างการพูดที่ต้องเกี่ยวข้องกับ การปรับทิศทางการส่องไฟ
๔.  “ผมจะตอบคุณทีหลัง”
หากผู้ฟังเกิดข้อสงสัย สนใจอยากถามคำถาม ขอให้ใช้โอกาสนั้นตอบเขาทันทีเลย ถ้าคำถามเกี่ยวข้องกับสไลด์ที่คุณจะฉายในหน้าถัด ๆ ไป คุณก็สามารถยกเลิกสไลด์นั้นได้เพราะคุณตอบไปแล้ว 
ใครก็ตามกล้ายกมือถาม คุณต้องให้รางวัลเขาโดยตอบสิ่งที่เขาต้องการรู้ และก่อนเข้าเนื้อหาการพูด คุณควรอย่างยิ่งที่จะแจ้งทุกคนให้ยกมือถาม ได้ตลอด
๕.  “คุณอ่านข้อความในสไลด์เได้ไหม”
กฎที่ใช้กันทั่วไปคือทำฟอนท์ตัวอักษรให้ใหญ่เป็นสองเท่า นั่นหมายความว่าถ้าหากคุณคิดว่าอายุผู้ฟังเป้าหมายเฉลี่ยคือ ๔๐ ปี คุณต้องใช้ขนาดฟอนต์ ๘๐ ตลอดแผ่นสไลด์ทั้งหมด
ฟอนต์ที่ใหญ่ขนาดนี้คุณอาจจะใส่ข้อความในแต่ละสไลด์ได้ไม่มากนัก นั่นก็เป็นเรื่องดี  บังคับให้คุณต้องพูดประเด็นต่อไปได้เร็วขึ้น
๖.  “ขออนุญาตอ่าน (ข้อความในสไลด์ให้ฟังนะครับ”
จำไว้ว่าจะต้องไม่ให้มีข้อความ หรือข้อมูลตัวหนังสือในสไลด์มากมายจนผู้ฟังจะต้องเสียเวลาอ่าน  และถ้าจำเป็นต้องมีข้อมูลแสดงให้เห็นมาก ๆ ก็จะต้องไม่อ่านให้ผู้ฟังฟัง 
การบรรจุตัวอักษรไว้ในสไลด์มากเท่าใดก็เท่ากับคุณยอมตัดความสนใจของผู้ฟังที่เชื่อมโยงกับผู้พูด ให้ไปอยู่กับการอ่านสไลด์  ถ้าในสไลด์มีตัวหนังสือมากกว่า ๔ คำ คนฟังก็ต้องสนใจอ่าน เมื่อเขาสนใจอ่าน เขาก็จะไม่สนใจฟังสิ่งที่คุณพูด
ในแต่ละสไลด์ควรมีข้อความกำกับสั้น ๆ และคุณต้องจำข้อความในสไลด์นั้นให้ได้  ในกรณีที่มีข้อความในสไลด์มากกว่า ๓ ข้อความ คุณจำไม่ได้ว่ามีอะไรบ้าง ก็ขอให้ออกคำสั่งให้ผู้ฟังอ่าน ในขณะที่คุณเงียบ ไม่พูดอะไรสัก ๑๐ วินาทีเพื่อให้ความสนใจยังคงไปในทิศทางเดียว
๗.  “ขอให้ช่วยปิดโทรศัพท์ / แล็ปท๊อป / แทบเบล็ต ด้วย”
เมื่อก่อนมีคนไม่กี่คนที่ใช้โทรศัพท์มือถือในห้องประชุม  คุณก็สมควรประกาศให้คนเหล่านั้นปิดเครื่องหรือปรับเป็นระบบสั่น แต่เดี่ยวนี้มีกันทั้งห้องประชุมแล้ว การประกาศแบบนี้ไม่ต้องมีแล้ว  หลายคนต้องใช้เครื่องสมาร์ทโฟนหรือแทบเบล็ตในการจดบันทึกทั้งข้อความ และภาพ หรือเช็คข้อความด่วนผ่านเฟสบุ๊ค
คุณอาจขอให้ผู้ฟังเปลี่ยนระบบเสียงเป็นระบบสั่น นอกจากนั้นแล้วเป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องทำให้เนื้อหาและวาทะศิลปของคุณจะเป็นตัวกำหนด ว่าคุณจะสามารถรักษาความสนใจของผู้ฟังไว้ตลอดวาระที่คุณพูดได้หรือไม่
คุณสั่งให้เขาฟังไม่ได้ แต่โน้มน้าวได้
๘.  “ท่านไม่ต้องจดอะไรเลย  เพราะผมจะเอาไฟล์นี้ขึ้นออนไลน์”
มันเท่ห์ที่คุณจะอัพโหลดไฟล์นำเสนอขึ้นเว็บไซท์ แต่ถ้าเป็นสไลด์นำเสนอที่ดีมันจะมีข้อความอยู่ไม่มากพอที่จะทำให้เข้าใจเนื้อหาที่แท้จริง  (ดูข้อ ๔)  และมันจะไม่เป็นประโยชน์กับผู้ฟังที่ดาวน์โหลดไฟล์นั้น
หลายคนยังยึดติดกับการจดมากกว่าการจำสิ่งที่พวกเขาฟัง  สรุปคือปล่อยให้ผู้ฟังทำตามความชอบและถนัดของตัวเองเถิด
๙.  “ขอตอบคำถามนี้เลยว่า....”
มันเป็นความเยี่ยมยอดเลยที่คุณสามารถตอบคำถามที่มีคนสนใจถามในทันที แต่ก่อนตอบคำถามคุณต้องทำสิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก่อน  สิ่งนั้นคือการทวนคำถามให้ทุกคนในห้องได้ยินและเข้าใจตรงกัน เพราะบ่อยครั้งทีเดียวที่ภาษาที่ใช้ถามนั้นเข้าใจเพียงเฉพาะวิทยากรเกับผู้ถามท่านั้น แต่คนอื่น ๆ ในห้องอาจไม่เข้าใจคำถาม
เพราะฉะนั้นควรพูดว่า “ผมขอทวนคำถาม เพื่อให้ทุกคนในห้องได้ยินนะครับ”  แ้ล้วจึงตอบคำถามนั้น
นอกจากประโยชน์ดังกล่าวแล้ว  การทวนคำถามยังช่วยเพิ่มเวลาให้คุณได้ทบทวนและเลือกใช้วิธีตอบที่ได้ใจผู้ฟังด้วย
๑๐. “ผมขอพูดสั้น ๆ เพื่อประหยัดเวลา”
คำสัญญาเช่นนี้ไม่เคยมีผู้พูดคนไหนปฏิบัติได้จริง  แต่หลายคนมักเริ่มต้นแบบนี้
ผู้ฟังไม่ค่อยสนใจว่าคุณจะพูดสั้นหรือยาว  พวกเขาลงทุนเสียเวลามาฟังแล้วเขาก็ต้องการได้รับข้อมูลหรือแรงบันดาลใจในเรื่องที่ฟัง  เพราะฉะนั้นขอให้พูดว่า “การนำเสนอนี้ จะเปลี่ยนแปลงชีวิตคุณ”  หรือ  “การนำเสนอนี้กำหนดให้ใช้เวลา ๓๐ นาที แต่ผมจะใช้เวาเพียง ๒๕ นาที เพื่อว่าพวกท่านจะได้มีเวลาออกไปเบรค และทานกาแฟได้เร็วขึ้น” 
หน้าที่ของท่านก็คือการรักษาสัญญานั้น และไม่ใช้เวลาให้เกิน นี่ก็คือ ๑๐ ข้อ “วลีที่ควรหลีกเลี่ยง”
ข้อแนะนำเสริม อีกวลีที่คนชอบพูดคือ “อะไรนะ หมดเวลาแล้ว แต่ผมยังเหลืออีกตั้ง ๒๓ สไลด์”
ถ้าคุณพูดแบบไม่ได้เตรียมตัวให้ดีและต้องขอต่อเวลาพูดออกไป คุณกำลังทำลายตัวเอง เพราะฉะนั้นคุณต้องซ้อมการนำเสนอของคุณก่อน เพื่อให้เนื้อหาพอดีกับเวลาที่จัดให้
ดีที่สุดคือให้พูดจบก่อนหมดเวลาสัก ๕ นาที แล้วถามว่าใครมีคำถาม และถ้าไม่มีใครถามก็เชิญทุกท่านเบรคทานกาแฟ และคุยกันแบบตัวต่อตัว การคืนเวลาให้กับผู้ฟัง ๕ นาทีทำให้พวกเขาชื่นชมคุณในวิธีการจัดการเวลา ในทางตรงข้าม การขอเวลาพวกเขาเพิ่ม ๕ นาที ถือเป็นการรบกวนและอาจสร้างความไม่พอใจเงียง ๆ ได้.
สรุป  ต้องเตรียมตัวให้ดี เป็นตัวของตัวเอง แสดงให้เห็นว่าเป็นมืออาชีพ  ผู้ฟังจะชื่นชมท่่านที่พูดได้ชัดเจน เข้มข้น และตรงเวลา
  

ที่มา : translated from "10 Phrases Great Speakers Never Say" http://www.inc.com/jeff-haden/10-things-speakers-should-never-say-th.html?cid=em01017week02a