สิบวลีพึงหลีกเลี่ยง

10 วลี พูดแล้วพัง

โดย เจฟฟ์ แฮดเด้น

๑๐ วลีพึงหลีกเลี่ยงในการพูดในที่ชุมชน

หากคุณต้องการล้มเหลวในการแสดงปาฐกถา ลองใช้วิธีต่อไปนี้

ในการพูดให้ประสบความสำเร็จนั้น เราต่างรู้ว่าไม่ใช่เรื่องง่าย  แต่ถ้าอยากให้การพูดครั้งนี้นพังคุณทำได้ง่ายมากภายในไม่กี่นาทีแรกของการแสดง สุนทรพจน์

เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะไม่สูญเสียความมั่นใจของผู้ฟังไป เรามีคำแนะนำดี ๆ จาก บอรีส เวลทุชเซ่น แวน แซนเทน ผู้ประกอบการที่มีประสบการณ์ยาวนาน และเป็นผู้ก่อตั้ง ทวิตเตอร์เคาน์เตอร์ และเดอะเน็กซ์เว็บ เขาบอกว่าเราต้องหลีกเลี่ยงการพูด ๑๐ วลีต่อไปนี้

๑. “ผมปวดหัว / รู็สึกเหนื่อย / รู้สึกเมาค้าง”

มีสถิติที่คนพูดกันไว้ แต่ไม่แน่ใจว่าต้นตอมาจากไหนว่า หนึ่งในห้าของการนำเสนอในการประชุมระดับผู้บริหาร ผู้พูดจะพูดขึ้นต้นการพูดว่า “ผมเพิ่งรู้ตัวว่าต้องพูดเมื่อวานนี้เอง”  หรือ “ผมรู้สึกอ่อนล้าจากการเดินทาง” หรือใช้ข้ออ้างที่ผู้ฟังไม่ต้องการฟัง

โปรดทราบว่าพวกเราผู้ฟัง ต้องการฟังสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณพูด  ถ้าุคุณร่างกายทรุดโทรมมากก็น่าจะขอยกเลิกการพูด หรือไม่ก็ทานยารักษา หรือดื่มกาแฟให้ร่างกายสดชื่นเสียก่อน !!

๒.  “ข้างหลัง ได้ยินผมไม๊ อ๋อ..ได้ยินนะครับ”

วลีแบบนี้คนก็ชอบพูดกันมาก โดยอาจเริ่มจากเคาะไมค์ ๓ ครั้งแล้วตะโกนถาม “คนที่อยู่ขางหลังได้ยินดีผมไม๊ครับ”  แล้วก็ยิ้มเจื่อน ๆ หลังจากที่รู้ว่าทุกคนได้ยินสิ่งที่คุณพูด  แต่ก็ไม่มีใครยอมยกมือ

มันไม่ใช่หน้าที่ของคุณที่จะไปเช็คไมค์ มีช่างที่คอยทำงานนี้อยู่แล้ว (และถ้าไม่มีช่างคอยเช็ค  คุณจะเช็คเองก็ต้องทำตอนที่ยังไม่มีผู้ฟังในห้อง)

แต่ถ้าระหว่างพูดคุณรู้สึกว่าไมค์มีปัญหา ก็ขอให้สงบสติไว้ นับหนึ่งถึงสามแล้วลองพูดอีกครั้ง  หากมันยังมีปัญหาอยู่อีก ก็ให้เดินไปที่ข้างเวที ขอให้พิธีกรช่วยจัดการให้

ตลอดเวลาที่เครื่องเสียงมีปัญหา ขอให้สงบอารมณ์ไว้ ทำเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น และรอจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข

๓.​ “ผมมองพวกท่านไม่ค่อยเห็น เพราะแสงส่องเข้าเวทีแรงเกินไป”

ใช่แล้ว  เวลาท่านอยู่บนเวลา แสงต้องสว่างและแรงจนท่านรู้สึกร้อนและลดความสามารถในการมองเห็นผู้ฟังที่อยู่ข้างล่าง  แต่พวกเขาก็ไม่จำเป็นต้องรู้ปัญหาของคุณ

คุณต้องมองไปที่ผู้ฟังทั้งที่ไม่เห็นหน้า ยิ้มบ้างเหมือนว่าคุณมองเห็นพวกเขา และหากต้องการเห็นหน้าชัด ๆ จริง ๆ ก็สามารถเดินออกไปที่ผู้ฟังได้

อีกประการหนึ่งคือ ต้องไม่เอามือมาป้องตาหากคุณต้องการเห็นจำนวนคนที่ยกมือหรือคนที่ลุกขึ้นถามคำถาม ให้ขอผู้คุมไฟหรี่ไฟหรือ เปลี่ยนทิศทางการส่องไฟไปที่ผู้ฟัง และจะดียิ่งขึ้นหากคุณคุยกับผู้คุมไฟก่อนว่าจะมีกิจกรรมอะไรบ้างระหว่างการพูดที่ต้องเกี่ยวข้องกับ การปรับทิศทางการส่องไฟ

๔.  “ผมจะตอบคุณทีหลัง”

หากผู้ฟังเกิดข้อสงสัย สนใจอยากถามคำถาม ขอให้ใช้โอกาสนั้นตอบเขาทันทีเลย ถ้าคำถามเกี่ยวข้องกับสไลด์ที่คุณจะฉายในหน้าถัด ๆ ไป คุณก็สามารถยกเลิกสไลด์นั้นได้เพราะคุณตอบไปแล้ว 

ใครก็ตามกล้ายกมือถาม คุณต้องให้รางวัลเขาโดยตอบสิ่งที่เขาต้องการรู้ และก่อนเข้าเนื้อหาการพูด คุณควรอย่างยิ่งที่จะแจ้งทุกคนให้ยกมือถาม ได้ตลอด

๕.  “คุณอ่านข้อความในสไลด์เได้ไหม”

กฎที่ใช้กันทั่วไปคือทำฟอนท์ตัวอักษรให้ใหญ่เป็นสองเท่า นั่นหมายความว่าถ้าหากคุณคิดว่าอายุผู้ฟังเป้าหมายเฉลี่ยคือ ๔๐ ปี คุณต้องใช้ขนาดฟอนต์ ๘๐ ตลอดแผ่นสไลด์ทั้งหมด

ฟอนต์ที่ใหญ่ขนาดนี้คุณอาจจะใส่ข้อความในแต่ละสไลด์ได้ไม่มากนัก นั่นก็เป็นเรื่องดี  บังคับให้คุณต้องพูดประเด็นต่อไปได้เร็วขึ้น

๖.  “ขออนุญาตอ่าน (ข้อความในสไลด์ให้ฟังนะครับ”

จำไว้ว่าจะต้องไม่ให้มีข้อความ หรือข้อมูลตัวหนังสือในสไลด์มากมายจนผู้ฟังจะต้องเสียเวลาอ่าน  และถ้าจำเป็นต้องมีข้อมูลแสดงให้เห็นมาก ๆ ก็จะต้องไม่อ่านให้ผู้ฟังฟัง 

การบรรจุตัวอักษรไว้ในสไลด์มากเท่าใดก็เท่ากับคุณยอมตัดความสนใจของผู้ฟังที่เชื่อมโยงกับผู้พูด ให้ไปอยู่กับการอ่านสไลด์  ถ้าในสไลด์มีตัวหนังสือมากกว่า ๔ คำ คนฟังก็ต้องสนใจอ่าน เมื่อเขาสนใจอ่าน เขาก็จะไม่สนใจฟังสิ่งที่คุณพูด

ในแต่ละสไลด์ควรมีข้อความกำกับสั้น ๆ และคุณต้องจำข้อความในสไลด์นั้นให้ได้  ในกรณีที่มีข้อความในสไลด์มากกว่า ๓ ข้อความ คุณจำไม่ได้ว่ามีอะไรบ้าง ก็ขอให้ออกคำสั่งให้ผู้ฟังอ่าน ในขณะที่คุณเงียบ ไม่พูดอะไรสัก ๑๐ วินาทีเพื่อให้ความสนใจยังคงไปในทิศทางเดียว

๗.  “ขอให้ช่วยปิดโทรศัพท์ / แล็ปท๊อป / แทบเบล็ต ด้วย”

เมื่อก่อนมีคนไม่กี่คนที่ใช้โทรศัพท์มือถือในห้องประชุม  คุณก็สมควรประกาศให้คนเหล่านั้นปิดเครื่องหรือปรับเป็นระบบสั่น แต่เดี่ยวนี้มีกันทั้งห้องประชุมแล้ว การประกาศแบบนี้ไม่ต้องมีแล้ว  หลายคนต้องใช้เครื่องสมาร์ทโฟนหรือแทบเบล็ตในการจดบันทึกทั้งข้อความ และภาพ หรือเช็คข้อความด่วนผ่านเฟสบุ๊ค

คุณอาจขอให้ผู้ฟังเปลี่ยนระบบเสียงเป็นระบบสั่น นอกจากนั้นแล้วเป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องทำให้เนื้อหาและวาทะศิลปของคุณจะเป็นตัวกำหนด ว่าคุณจะสามารถรักษาความสนใจของผู้ฟังไว้ตลอดวาระที่คุณพูดได้หรือไม่

คุณสั่งให้เขาฟังไม่ได้ แต่โน้มน้าวได้

๘.  “ท่านไม่ต้องจดอะไรเลย  เพราะผมจะเอาไฟล์นี้ขึ้นออนไลน์”

มันเท่ห์ที่คุณจะอัพโหลดไฟล์นำเสนอขึ้นเว็บไซท์ แต่ถ้าเป็นสไลด์นำเสนอที่ดีมันจะมีข้อความอยู่ไม่มากพอที่จะทำให้เข้าใจเนื้อหาที่แท้จริง  (ดูข้อ ๔)  และมันจะไม่เป็นประโยชน์กับผู้ฟังที่ดาวน์โหลดไฟล์นั้น

หลายคนยังยึดติดกับการจดมากกว่าการจำสิ่งที่พวกเขาฟัง  สรุปคือปล่อยให้ผู้ฟังทำตามความชอบและถนัดของตัวเองเถิด

๙.  “ขอตอบคำถามนี้เลยว่า....”

มันเป็นความเยี่ยมยอดเลยที่คุณสามารถตอบคำถามที่มีคนสนใจถามในทันที แต่ก่อนตอบคำถามคุณต้องทำสิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก่อน  สิ่งนั้นคือการทวนคำถามให้ทุกคนในห้องได้ยินและเข้าใจตรงกัน เพราะบ่อยครั้งทีเดียวที่ภาษาที่ใช้ถามนั้นเข้าใจเพียงเฉพาะวิทยากรเกับผู้ถามท่านั้น แต่คนอื่น ๆ ในห้องอาจไม่เข้าใจคำถาม

เพราะฉะนั้นควรพูดว่า “ผมขอทวนคำถาม เพื่อให้ทุกคนในห้องได้ยินนะครับ”  แ้ล้วจึงตอบคำถามนั้น

นอกจากประโยชน์ดังกล่าวแล้ว  การทวนคำถามยังช่วยเพิ่มเวลาให้คุณได้ทบทวนและเลือกใช้วิธีตอบที่ได้ใจผู้ฟังด้วย

๑๐. “ผมขอพูดสั้น ๆ เพื่อประหยัดเวลา”

คำสัญญาเช่นนี้ไม่เคยมีผู้พูดคนไหนปฏิบัติได้จริง  แต่หลายคนมักเริ่มต้นแบบนี้

ผู้ฟังไม่ค่อยสนใจว่าคุณจะพูดสั้นหรือยาว  พวกเขาลงทุนเสียเวลามาฟังแล้วเขาก็ต้องการได้รับข้อมูลหรือแรงบันดาลใจในเรื่องที่ฟัง  เพราะฉะนั้นขอให้พูดว่า “การนำเสนอนี้ จะเปลี่ยนแปลงชีวิตคุณ”  หรือ  “การนำเสนอนี้กำหนดให้ใช้เวลา ๓๐ นาที แต่ผมจะใช้เวาเพียง ๒๕ นาที เพื่อว่าพวกท่านจะได้มีเวลาออกไปเบรค และทานกาแฟได้เร็วขึ้น” 

หน้าที่ของท่านก็คือการรักษาสัญญานั้น และไม่ใช้เวลาให้เกิน นี่ก็คือ ๑๐ ข้อ “วลีที่ควรหลีกเลี่ยง”

ข้อแนะนำเสริม อีกวลีที่คนชอบพูดคือ “อะไรนะ หมดเวลาแล้ว แต่ผมยังเหลืออีกตั้ง ๒๓ สไลด์”

ถ้าคุณพูดแบบไม่ได้เตรียมตัวให้ดีและต้องขอต่อเวลาพูดออกไป คุณกำลังทำลายตัวเอง เพราะฉะนั้นคุณต้องซ้อมการนำเสนอของคุณก่อน เพื่อให้เนื้อหาพอดีกับเวลาที่จัดให้

ดีที่สุดคือให้พูดจบก่อนหมดเวลาสัก ๕ นาที แล้วถามว่าใครมีคำถาม และถ้าไม่มีใครถามก็เชิญทุกท่านเบรคทานกาแฟ และคุยกันแบบตัวต่อตัว การคืนเวลาให้กับผู้ฟัง ๕ นาทีทำให้พวกเขาชื่นชมคุณในวิธีการจัดการเวลา ในทางตรงข้าม การขอเวลาพวกเขาเพิ่ม ๕ นาที ถือเป็นการรบกวนและอาจสร้างความไม่พอใจเงียง ๆ ได้.

สรุป  ต้องเตรียมตัวให้ดี เป็นตัวของตัวเอง แสดงให้เห็นว่าเป็นมืออาชีพ  ผู้ฟังจะชื่นชมท่่านที่พูดได้ชัดเจน เข้มข้น และตรงเวลา

  

ที่มา : translated from "10 Phrases Great Speakers Never Say" http://www.inc.com/jeff-haden/10-things-speakers-should-never-say-th.html?cid=em01017week02a

10 วิธีเชิญสุดยอดผู้บรรยาย

๑๐ วิธีหาผู้บรรยายมาพูดที่สโมสร

(Ten ways to find Great Speakers for your Club, by Jonathan Black)

สโมสรโรตารีมักหาโอกาสสร้างเครือข่ายมิตรภาพและการบำเพ็ญประโยชน์แก่สมาชิกแบบผสมผสานไปด้วยกัน แต่ส่วนผสมขั้นพื้นฐานที่เป็นเคล็ดลับอย่างหนึ่งก็คือ ผู้บรรยายรับเชิญ การสรรหาตัวผู้บรรยายที่พูดดี ๆ พูดน่าฟังก็จะจูงใจสมาชิกให้สนใจติดตามการประชุมทุกครั้ง  แต่ตรงกันข้าม หากเห็นรายชื่อผู้บรรยายที่ไม่รู้จัก ไม่ค่อยน่าสนใจ เพื่อนสมาชิก็อาจหลีกเลี่ยงไม่อยากเข้าประชุม  ดังนั้นปัญหาจึงมิได้อยู่ที่ควรหาผู้บรรยายดี ๆ หรือไม่  แต่อยู่ที่วิธีการหาได้อย่างใดมากกว่า ผู้เขียนจึงขอแนะนำวิธีการสรรหาผู้บรรยายรับเชิญ ของสโมสรที่ประสบความสำเร็จแล้ว ๑๐ ประการดังนี้

๑. คัดเลือกให้ดี 

ผู้บรรยายที่มีความสามารถ มีชื่อเสียง จะช่วยจูงใจสมาชิกส่วนใหญ่มาประชุม และควรจะมีสมาชิกที่รู้จักสนิทสนมกับผู้บรรยายอย่างน้อยหนึ่งคน เพื่อแบ่งปันข้อมูลสมาชิกสโมสรสำหรับการเตรียมตัวล่วงหน้าแะสโมสรที่มีสมาชิกจำนวนมาก มีผลงานในชุมชนดี จะมีส่วนดึงดูดให้ผู้บรรยายยินดีรับเชิญอีกเช่นกัน

๒. มองคนในก่อน

บ่อยครั้งที่สโมสรมองข้ามหรือไม่สนใจสมาชิกที่มีคุณภาพในสโมสรของตนเอง ทั้ง ๆ ที่เขาสามารถเป็นผู้บรรยายเรื่องที่น่าสนใจให้สมาชิกคนอื่นฟังโดยมิต้องไปหาคนนอก คำเปรียบเทียบเรื่องนี้คือ "ใกล้เกลือกินด่าง"

๓.​ ขยันติดต่อ

หากสโมสรของคุณมีสมาชิกน้อย ก็ย่อมจะหาผู้บรรยายดี ๆ ได้ยาก ดังนั้นคุณจะต้องมีวิธีชักจูงผู้บรรยายให้คล้อยตามและยินดีมาบรรยายให้ได้  ดังนั้นสโมสรที่ประสบความสำเร็จ มักจะเชิญผู้นำในระดับชุมชน มาเป็นผู้บรรยายและในการติดต่อ คุณจะต้องขยันโทรศัพท์บ่อย ๆ เพื่อโน้มน้าวให้ผู้บรรยายรู้สึกอยากแบ่งปันด้วย

๔. หาหุ้นส่วน

กลยุทธ์สำหรับสโมสรขนาดเล็ก คือการเป็นหุ้นส่วนกับสโมสรโรตารีที่มีขนาดใหญ่กว่า เพื่อจะได้จัดการให้ผู้บรรยายมีผู้ฟังจำนวนมากขึ้น  ผู้บรรยายส่วนใหญ่มักชอบหาโอกาสพูดกับผู้ฟังที่เป็นกลุ่มใหญ่ ๆ มากกว่ากลุ่มเล็ก

๕. มองหาระดับสากล

นายกสโมสรบางแห่งใช้วิธีแสวงหาผู้บรรยายจากชาวต่างชาติ เนื่องจากการที่โรตารีมีเครือข่ายระหว่างประเทศกว้างขวาง สโมสรโรตารีที่อยู่ในแหล่งท่องเที่ยวหรือเมืองใหญ่ ๆ จะมีโอกาสต้อนรับมิตรโรแทเรียนต่างชาติมาร่วมประชุมและมาเป็นผู้บรรยายพิเศษบ่อยครั้ง หรือการเชิญบคคลที่มีสถานภาพระดับสากลเช่น กงสุลกิตติมศักดิ์ หรือฑูตก็เป็นแม่เหล็กที่ดีได้ไม่แพ้กัน

๖. เลี่ยงการขาย

มีคำแนะนำให้สโมสร ระวังผู้บรรยายที่มีวัตถุประสงค์แอบแฝงในการเสนอขายสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะสร้างความรู้สึกไม่ดีอย่างรุนแรงสำหรับสมาชิกที่อ่อนไหวกับการแสวงหาประโยชน์เช่นนี้

๗. สถานที่ประชุม

สโมสรที่มีห้องประชุมที่เหมาะสม เป็นสถานที่จูงใจผู้ร่วมประชุมตลอดจนผู้นำชุมชนและแขกผู้มาเยือน เปรียบดังทรัย์สินที่เป็นหน้าตาของสโมสร ก็ย่อมจะหาผู้บรรยายได้ไม่ยาก

๘. ตั้งคณะกรรมการโปรแกรมการประชุม

สโมสรโรตารีเมืองดัลลัส จัดให้มีผู้บรรยายระหว่างอาหารกลางวันเป็นเรื่องหลัก และในการรักษาคุณภาพของโแปรแกรมการประชุม ขอให้ตั้งคณะกรรมการชุดหนึ่งที่เป็นคณะทำงานหลัก ๆ ๑๐ - ๑๒ คน เพื่อช่วยจัดโปรแกรมการประชุมให้มีความหลกหลายในสายอาชีพต่าง ๆ เพื่อให้สมาชิกสโมสรสนใจมากขึ้น  เช่น การแพทย์  การกีฬา  การพิทักษ์สิ่งแวดล้อม  องค์กรอิสระ ฯลฯ

๙. บรรยายให้กระชับ

โรแทเรียนอาจเป็นนักฟังที่ไม่อดทนมากนัก เพราะส่วนใหญ่เคยรับฟังการบรรยายอื่น ๆ มามากแล้ว และความอดทนจะลดน้อยถอยลง หากผู้บรรยายวันนี้มัวแต่ค้นหากระดาษโน๊ตระหว่างพูดไป.. โดยไม่สนใจผู้ฟัง

นายกสโมสรควรใช้กระดาษโน๊ตแผ่นเล็ก ๆ เตือนให้ผู้บรรยายทราบว่ามีเวลาเหลืออีก ๕ นาที ขอให้รีบจบการบรรยายด้วย

๑๐. มีเวลาให้ซักถาม

ไม่ว่าการบรรยายนั้นจะสั้นหรือยาว ขอให้แน่ใจว่ามีเวลาเหลือสำหรับการซักถามด้วย  ที่จริงแล้ว ผู้ฟังทุกคนจะชอบช่วงเวลาถาม-ตอบปัญหา  ซึ่งมีคุณค่าเช่นเดียวกับการบรรยาย การตอบคำถามที่ไม่มีเวลาเตรียมตัว ผู้บรรยายจะตอบโดยใช้มุมมองที่อาจแตกต่างไปจากของตนเอง

คำแนะนำสุดท้าย - ไม่มีสิ่งใดช่วยสร้างพลังขับเคลื่อนแก่สโมสรได้เท่ากับโปรแกรมการประชุมที่ดี ซึ่งเปิดโอกาสให้สมาชิกได้รับฟังแนวคิดแบบใหม่ ๆ แนวคิดที่ดีสำหรับสร้างแรงจูงใจแก่สมาชิกให้มีความรู้เพิ่มเติม เพื่อจะได้ช่วยกันดำเนินโครงการบำเพ็ญประโยชน์ที่ดียิ่งขึ้นต่อ ๆ ไป.