10 วิธีเชิญสุดยอดผู้บรรยาย

๑๐ วิธีหาผู้บรรยายมาพูดที่สโมสร

(Ten ways to find Great Speakers for your Club, by Jonathan Black)

สโมสรโรตารีมักหาโอกาสสร้างเครือข่ายมิตรภาพและการบำเพ็ญประโยชน์แก่สมาชิกแบบผสมผสานไปด้วยกัน แต่ส่วนผสมขั้นพื้นฐานที่เป็นเคล็ดลับอย่างหนึ่งก็คือ ผู้บรรยายรับเชิญ การสรรหาตัวผู้บรรยายที่พูดดี ๆ พูดน่าฟังก็จะจูงใจสมาชิกให้สนใจติดตามการประชุมทุกครั้ง  แต่ตรงกันข้าม หากเห็นรายชื่อผู้บรรยายที่ไม่รู้จัก ไม่ค่อยน่าสนใจ เพื่อนสมาชิก็อาจหลีกเลี่ยงไม่อยากเข้าประชุม  ดังนั้นปัญหาจึงมิได้อยู่ที่ควรหาผู้บรรยายดี ๆ หรือไม่  แต่อยู่ที่วิธีการหาได้อย่างใดมากกว่า ผู้เขียนจึงขอแนะนำวิธีการสรรหาผู้บรรยายรับเชิญ ของสโมสรที่ประสบความสำเร็จแล้ว ๑๐ ประการดังนี้

๑. คัดเลือกให้ดี 

ผู้บรรยายที่มีความสามารถ มีชื่อเสียง จะช่วยจูงใจสมาชิกส่วนใหญ่มาประชุม และควรจะมีสมาชิกที่รู้จักสนิทสนมกับผู้บรรยายอย่างน้อยหนึ่งคน เพื่อแบ่งปันข้อมูลสมาชิกสโมสรสำหรับการเตรียมตัวล่วงหน้าแะสโมสรที่มีสมาชิกจำนวนมาก มีผลงานในชุมชนดี จะมีส่วนดึงดูดให้ผู้บรรยายยินดีรับเชิญอีกเช่นกัน

๒. มองคนในก่อน

บ่อยครั้งที่สโมสรมองข้ามหรือไม่สนใจสมาชิกที่มีคุณภาพในสโมสรของตนเอง ทั้ง ๆ ที่เขาสามารถเป็นผู้บรรยายเรื่องที่น่าสนใจให้สมาชิกคนอื่นฟังโดยมิต้องไปหาคนนอก คำเปรียบเทียบเรื่องนี้คือ "ใกล้เกลือกินด่าง"

๓.​ ขยันติดต่อ

หากสโมสรของคุณมีสมาชิกน้อย ก็ย่อมจะหาผู้บรรยายดี ๆ ได้ยาก ดังนั้นคุณจะต้องมีวิธีชักจูงผู้บรรยายให้คล้อยตามและยินดีมาบรรยายให้ได้  ดังนั้นสโมสรที่ประสบความสำเร็จ มักจะเชิญผู้นำในระดับชุมชน มาเป็นผู้บรรยายและในการติดต่อ คุณจะต้องขยันโทรศัพท์บ่อย ๆ เพื่อโน้มน้าวให้ผู้บรรยายรู้สึกอยากแบ่งปันด้วย

๔. หาหุ้นส่วน

กลยุทธ์สำหรับสโมสรขนาดเล็ก คือการเป็นหุ้นส่วนกับสโมสรโรตารีที่มีขนาดใหญ่กว่า เพื่อจะได้จัดการให้ผู้บรรยายมีผู้ฟังจำนวนมากขึ้น  ผู้บรรยายส่วนใหญ่มักชอบหาโอกาสพูดกับผู้ฟังที่เป็นกลุ่มใหญ่ ๆ มากกว่ากลุ่มเล็ก

๕. มองหาระดับสากล

นายกสโมสรบางแห่งใช้วิธีแสวงหาผู้บรรยายจากชาวต่างชาติ เนื่องจากการที่โรตารีมีเครือข่ายระหว่างประเทศกว้างขวาง สโมสรโรตารีที่อยู่ในแหล่งท่องเที่ยวหรือเมืองใหญ่ ๆ จะมีโอกาสต้อนรับมิตรโรแทเรียนต่างชาติมาร่วมประชุมและมาเป็นผู้บรรยายพิเศษบ่อยครั้ง หรือการเชิญบคคลที่มีสถานภาพระดับสากลเช่น กงสุลกิตติมศักดิ์ หรือฑูตก็เป็นแม่เหล็กที่ดีได้ไม่แพ้กัน

๖. เลี่ยงการขาย

มีคำแนะนำให้สโมสร ระวังผู้บรรยายที่มีวัตถุประสงค์แอบแฝงในการเสนอขายสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะสร้างความรู้สึกไม่ดีอย่างรุนแรงสำหรับสมาชิกที่อ่อนไหวกับการแสวงหาประโยชน์เช่นนี้

๗. สถานที่ประชุม

สโมสรที่มีห้องประชุมที่เหมาะสม เป็นสถานที่จูงใจผู้ร่วมประชุมตลอดจนผู้นำชุมชนและแขกผู้มาเยือน เปรียบดังทรัย์สินที่เป็นหน้าตาของสโมสร ก็ย่อมจะหาผู้บรรยายได้ไม่ยาก

๘. ตั้งคณะกรรมการโปรแกรมการประชุม

สโมสรโรตารีเมืองดัลลัส จัดให้มีผู้บรรยายระหว่างอาหารกลางวันเป็นเรื่องหลัก และในการรักษาคุณภาพของโแปรแกรมการประชุม ขอให้ตั้งคณะกรรมการชุดหนึ่งที่เป็นคณะทำงานหลัก ๆ ๑๐ - ๑๒ คน เพื่อช่วยจัดโปรแกรมการประชุมให้มีความหลกหลายในสายอาชีพต่าง ๆ เพื่อให้สมาชิกสโมสรสนใจมากขึ้น  เช่น การแพทย์  การกีฬา  การพิทักษ์สิ่งแวดล้อม  องค์กรอิสระ ฯลฯ

๙. บรรยายให้กระชับ

โรแทเรียนอาจเป็นนักฟังที่ไม่อดทนมากนัก เพราะส่วนใหญ่เคยรับฟังการบรรยายอื่น ๆ มามากแล้ว และความอดทนจะลดน้อยถอยลง หากผู้บรรยายวันนี้มัวแต่ค้นหากระดาษโน๊ตระหว่างพูดไป.. โดยไม่สนใจผู้ฟัง

นายกสโมสรควรใช้กระดาษโน๊ตแผ่นเล็ก ๆ เตือนให้ผู้บรรยายทราบว่ามีเวลาเหลืออีก ๕ นาที ขอให้รีบจบการบรรยายด้วย

๑๐. มีเวลาให้ซักถาม

ไม่ว่าการบรรยายนั้นจะสั้นหรือยาว ขอให้แน่ใจว่ามีเวลาเหลือสำหรับการซักถามด้วย  ที่จริงแล้ว ผู้ฟังทุกคนจะชอบช่วงเวลาถาม-ตอบปัญหา  ซึ่งมีคุณค่าเช่นเดียวกับการบรรยาย การตอบคำถามที่ไม่มีเวลาเตรียมตัว ผู้บรรยายจะตอบโดยใช้มุมมองที่อาจแตกต่างไปจากของตนเอง

คำแนะนำสุดท้าย - ไม่มีสิ่งใดช่วยสร้างพลังขับเคลื่อนแก่สโมสรได้เท่ากับโปรแกรมการประชุมที่ดี ซึ่งเปิดโอกาสให้สมาชิกได้รับฟังแนวคิดแบบใหม่ ๆ แนวคิดที่ดีสำหรับสร้างแรงจูงใจแก่สมาชิกให้มีความรู้เพิ่มเติม เพื่อจะได้ช่วยกันดำเนินโครงการบำเพ็ญประโยชน์ที่ดียิ่งขึ้นต่อ ๆ ไป.